Por Rosani Coelho

Vivemos o início de uma nova era, onde a complexidade, a ambiguidade e a subjetividade são atores presentes nas organizações, proporcionando um ambiente de aprendizado e estratégias aplicáveis a cada negócio. A revolução móvel está em andamento e já provoca mudanças na forma como vivemos e trabalhamos. É um futuro repleto de descobertas e de grandes transformações, que impacta empresas de todos os portes e setores.

O termo “modernidade líquida” é cada vez mais atual, já que remete a um momento de grande instabilidade e volatilidade, com rápido avanço das tecnologias digitais e de novas formas de comunicação. Tudo isso tem alterado significativamente os modelos de negócios e as formas de trabalho: o foco é “no que você faz” e não mais “onde você faz”.

O objetivo de tudo isso para as empresas é reduzir ou eliminar custos desnecessários, gerar mais produtividade, se relacionar melhor com seus clientes, construindo alternativas de geração de valor para todas as partes que compõem o ecossistema de negócios.

Nesse contexto, uma das estratégias adotadas pelas empresas para gerar mais resultados é o modelo de trabalho Home Office (home = lar; office = escritório). Esse formato tem crescido muito nos últimos anos e é uma prática ou modelo empresarial onde o trabalho é desenvolvido em um espaço alternativo ao escritório da empresa, de forma integral ou periódica.

No Brasil, a prática ainda é recente, mas apresenta tendência de crescimento. Segundo dados da última edição da Pesquisa Home Office Brasil, 20% das empresas pesquisadas adotaram o modelo de trabalho há menos de um ano, 60% entre um e cinco anos e 20% o utilizam há mais de cinco anos. Alguns dados interessantes:

· 37% das empresas pesquisadas possuem a prática de home office;

· 85% dessas empresas apontam como principal ganho da prática o aumento da satisfação e do engajamento dos colaboradores;

· 66% das empresas consideram a modalidade de home office como ferramenta para enfrentar épocas de crise econômica;

· 23% das empresas praticantes promoveram redução de espaço físico nos últimos dois anos;

· 80% das empresas praticantes implantaram a modalidade de home office nos últimos 5 anos;

· 89% das empresas utilizam a prática como estratégia para atração de colaboradores.

Há também outros aspectos relevantes que impactam na estratégia das empresas a partir da adoção da modalidade, como otimização de processos internos, retenção de colaboradores, sincronismo de atividades e disponibilidade de acesso entre equipes de diferentes localidades, e viabilização e/ou manutenção de planos e estratégias de negócio.

Para as empresas pesquisadas, as frases que melhor definem o modelo de home office são:

· 71% – gerenciamento baseado em resultados, em vez de presença física;

· 66% – é necessário o uso adequado da tecnologia;

· 62% – mudança de cultura para permitir maior agilidade organizacional e inovação.

Essa nova realidade oportuniza vantagens empresariais como economia de tempo e horários mais flexíveis, porém, sempre considerando a Legislação Trabalhista (consulte seu contador a respeito). A implantação do modelo funciona muito bem em determinadas áreas tais quais criação, TI, vendas, marketing, atendimento ao cliente e gestão de projetos, por exemplo.

A economia em gastos com estrutura e transporte também podem ser significativas. Tudo isso gera otimização nas atividades e impacta em custos menores para os produtos e serviços, e assim aumenta a competitividade. Aspectos que merecem atenção estão relacionados à dificuldade para realizar a sucessão nas funções caso seja necessária uma transição e a interferência de assuntos domésticos nos assuntos profissionais.

Em termos pessoais e profissionais também há vantagens e desvantagens. Entre os aspectos positivos estão um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho a partir da flexibilidade para realizar as atividades, com maior independência e liberdade profissional, oportunizando a escolha e definição do próprio horário de trabalho, desde que em consenso com a empresa.

A redução do tempo com deslocamento e o estresse decorrente do trânsito se tornam menores, assim como a possibilidade de reduzir os custos com transporte, refeições e infraestrutura básica.

Entre as desvantagens estão interrupções indesejadas por estar em um ambiente doméstico, a perda de privacidade pessoal, a indefinição de horários de trabalho e lazer (se não houver planejamento e disciplina) e a possibilidade de excesso de carga de trabalho.

Ainda com base na Pesquisa Home Office Brasil, algumas barreiras impactam a adoção do modelo de home office:

· Conservadorismo da direção;

· Aspectos de segurança da informação;

· Aspectos legais;

· Gestão das atividades em ambiente externo;

· Aspectos tecnológicos e de infraestrutura.

Para implementar a prática, é importante a participação ativa e apoio do RH, com a criação de um modelo para que esse formato de trabalho seja eficiente e eficaz. Algumas dicas para um modelo de sucesso:

· Sensibilize a equipe para o novo formato;

· Faça um piloto para testar o modelo;

· Selecione as pessoas certas, pois nem todas possuem o perfil adequado para esse tipo de trabalho;

· Tenha escopo das funções para adotar o modelo de home office e clareza do trabalho e entregas que devem ser realizados;

· Oriente os colaboradores para a necessidade de ter disciplina e foco e ter atitudes necessárias para não perder o foco;

· Treine os colaboradores para o novo formato: como se organizar, como evitar interrupções, sigilo, confidencialidade das informações, por exemplo;

· Adote um modelo de gestão diferenciada e tenha ferramentas para gerir o modelo: relatórios, automatização via login de usuário, política de remuneração para o modelo;

· Utilize ferramentas de compartilhamento: WhatsApp, Share Point, Slack, Hangout, entre outros;

· Avalie a performance: cumprimento de metas, desempenho, nível de entrega dos trabalhos;

· Realize reuniões de trabalho presenciais em momentos específicos;

· Estimule a gestão por resultados em vez do gerenciamento de presença.

O sucesso dessa prática está na gestão compartilhada entre empresário, RH, gestores e colaboradores, onde os primeiros atribuem responsabilidades, incentivam a autogestão, inspiram, acompanham e entusiasmam. Por sua vez, o colaborador pratica um trabalho responsável, cria, inova, executa atividades, entrega e contribui para a construção de um novo futuro, repleto de desafios e oportunidades.